Als je een bedrijf start dan moet dit worden ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Hierbij moet je ook verplicht een vestigingsadres en telefoonnummer opgeven. Deze gegevens zijn openbaar en door iedereen op te vragen. Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld als je op grond van je beroep kan worden bedreigd, zoals dit soms bij advocaten voorkomt. Maar normaal gesproken is dit adres openbaar. Als je voor je bedrijf een zakelijke ruimte huurt, zoals een winkel, kantoor, horecagelegenheid of praktijkruimte dan is dat niet zo’n probleem. Maar als je vanuit huis werkt kan het wel bezwaarlijk zijn. Je moet dan immers je privé adres opgeven bij de KvK. Hierdoor kan de scheiding tussen werk en privé in het geding komen. Een virtueel adres kan dan uitkomst bieden.
Los het op met een virtueel vestigingsadres
Je kunt een vestigingsadres KvK huren. Dit adres geef je door bij je inschrijving bij de KvK. Je kunt het adres ook aanpassen als je eerder wel je privé adres gebruikte. Bij het adres kun je ook een vast telefoonnummer laten regelen, dat je eveneens bij de KvK kunt doorgeven. Daarnaast kan het vestigingsadres worden vermeld op je website en in correspondentie. Klanten en andere relaties kunnen er ook gewoon post naartoe sturen. Die post wordt gescand door een medewerker van het virtual office en per e-mail naar je doorgestuurd. Periodiek, meestal wekelijks of als dat praktischer is minder vaak, ontvang je de originele stukken per post thuis.
Een zakelijk telefoonnummer
Een zakelijk adres combineer je natuurlijk met een zakelijk telefoonnummer. Ook dat komt een stuk professioneler over dan een 06 nummer. Je kunt het nummer doorschakelen naar je mobiel, maar je kunt ook gebruik maken van professionele telefoonbeantwoording. Ideaal als je veel onderweg bent of op plaatsen aan het werk waar het lastig is om een telefoontje aan te nemen. De telefonist noteert het gesprek en de contactgegevens. Je kunt dan op een later moment contact opnemen als de vraag niet door de telefonist beantwoord kon worden.
Vaste tarieven voor je virtuele kantoor
Om gebruik te kunnen maken van het virtuele kantoor betaal je een vast tarief. Je kunt kiezen voor een maandcontract maar je kunt ook gaan voor een lager tarief door een halfjaar- of jaarcontract af te sluiten. Eerst proberen kan, en als de dienstverlening dan goed bevalt kun je overstappen op een lager maandtarief door voor een langere periode te kiezen. Vaak is het ook mogelijk om een werkplek te huren als je bijvoorbeeld 1 of 2 dagen per week op kantoor wilt werken in plaats van thuis. Ook een vergaderkamer huren voor een afspraak met een klant of zakelijke relatie is mogelijk. De virtuele kantoren zijn altijd gevestigd op aansprekende locaties waar je met een gerust hart je relaties kunt ontvangen.
